Lampung, Kanwil Kemenag (Humas) – Kantor Wilayah Kementerian Agama Lampung kembali melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip pada Rabu, 22 Januari 2025. Proses pemusnahan dokumen menandai komitmen Kanwil Kemenag Provinsi Lampung terhadap pengelolaan arsip yang transparan dan legal.

Acara yang berlangsung di Ruang Sai Batin Kanwil Kemenag Lampung ini dihadiri oleh Kepala Kanwil Kemenag Lampung, Puji Raharjo, Kabag Tata Usaha Marwansyah, para Kabid, Pembimas, Ketua Tim Pada Sekretariat, Kepala Kantor Kemenag Lampung Tengah, dan Kepala Kantor Kemenag Tulang Bawang.

Dalam sambutannya, Kepala Kanwil Kemenag Lampung menegaskan pentingnya pengelolaan arsip yang baik untuk mendukung tata kelola pemerintahan. “Arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna harus dimusnahkan dengan prosedur yang tepat untuk menjaga keamanan informasi dan meningkatkan efisiensi kerja,” kata Puji Raharjo.

Kakanwil mengungkapkan bahwa jadwal retensi arsip menjadi fokus utama dalam acara ini. Jadwal ini diperlukan untuk mengidentifikasi jenis arsip, mengklasifikasikan dokumen, serta menentukan masa aktif dan inaktif dokumen. Arsip yang sudah melewati masa retensinya dapat dimusnahkan dengan persetujuan ANRI.

“Jika tidak ada jadwal retensi, kita tidak bisa mengklasifikasikan mana dokumen yang harus disimpan sementara, permanen, atau dimusnahkan,” tambah Puji Raharjo.

Kakanwil Puji Raharjo juga menyoroti pentingnya disiplin dalam pengelolaan arsip di seluruh unit kerja, termasuk di KUA. “Banyak dokumen yang tidak relevan sering kali memenuhi ruang kerja. Hal ini dapat memicu persoalan jika arsip tersebut tidak dikelola dengan baik. Arsip permanen, seperti berkas pernikahan dan dokumen lampirannya, harus diidentifikasi dengan jelas untuk mencegah akumulasi dokumen tidak penting,” katanya.

Terkait arsip, Kakanwil mengingatkan untuk segera mengidentifikasi dokumen yang bersifat temporer atau permanen di unit kerja masing-masing. “Pemusnahan arsip yang dilakukan dengan tata kelola yang baik tidak hanya mengurangi beban administratif, tetapi juga menjadi bentuk perlindungan hukum bagi institusi. Mari kita jadikan pengelolaan arsip ini sebagai bagian dari budaya kerja kita,” tutup Puji Raharjo.

Sementara itu, Ketua Tim Umum dan Rumah Tangga dan PBJ, Yan Maradona, dalam laporannya, mengatakan tujuan utama kegiatan ini, mengurangi arsip yang tidak bernilai guna, menjaga keamanan informasi, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. Ia juga memaparkan bahwa arsip yang dimusnahkan tahun ini berjumlah 1.148 berkas, terdiri dari arsip Kanwil Kemenag Lampung, Kemenag Lampung Tengah, dan Tulang Bawang.

“Proses pemusnahan ini telah melalui prosedur yang sesuai dengan aturan, termasuk mendapat persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) melalui Surat Nomor B-KN 00.01/290/2024 tanggal 14 November 2024. Usulan pemusnahan diajukan pada 17 Januari 2024,” jelas Yan.

Pemusnahan arsip dilakukan dengan metode pelepasan menjadi bubur kertas. Kanwil Kemenag Lampung bekerja sama dengan PT Cendana Putra Lestari, perusahaan pengolah bubur kertas di Rulunghelok, Natar, Lampung Selatan, yang akan memanfaatkan bubur kertas tersebut untuk pembuatan wadah telur (egg tray).

Yan Maradona menjelaskan bahwa kegiatan ini melibatkan Tim Arsiparis Kanwil Kemenag Lampung bersama pejabat fungsional tertentu (JFT) Arsiparis dari Kemenag Lampung Tengah dan Tulang Bawang. Mereka bertanggung jawab atas pelaksanaan seleksi, pemilahan, hingga persiapan pemusnahan arsip.

“Arsip yang telah disetujui ini akan dimusnahkan sesuai dengan prinsip kearsipan dan prosedur yang berlaku. Hal ini juga mencegah penyalahgunaan dokumen oleh pihak yang tidak bertanggung jawab,” tambah Yan Maradona.

Acara ini diakhiri dengan pembukaan kegiatan pemusnahan secara resmi oleh Kepala Kanwil Kemenag Lampung. Dengan pelaksanaan kegiatan ini, Kanwil Kemenag Lampung berharap tata kelola arsip semakin efektif, mendukung pelayanan publik yang profesional, dan meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap instansi pemerintah. (Mela Basyar/Rizki/Aziz)